PADANG-Dinas Kearsipan dan Perpusatakaan Sumbar mulai menerapkan penggunaan aplikasi E Arsip dalam menyusun arsip dinamis yang menjadi tanggung jawab dinas tersebut. Melalui E Arsip diharapkan, arsip dinamis yang ada diseluruh OPD dapat dikelola dengan maksimal.
Asisten II Setdaprov Sumbar, Benny Warlis, mengatakan menerapa E Arsip akan ditindaklanjuti oleh seluruh OPD di lingkungan provinsi hingga ke pemerintah daerah.
“Adanya aplikasi E Arsip ini akan memudahkan setiap OPD dalam menyusun dan menyimpan arsip dinamis. Dimana pun dan kapan pun pimpinan meminta arsip yang diinginkan, bisa dikirim via aplikasi ini,” sebut Benny, pada kegiatan pedampingan dn penyerahan aplikasi E-Arsip Sistim Informasi Kearsipan Dinamis (SKID) dari Arsip Nasional RI kepada pemerintah Sumbar, belum lama ini.
Disebutkannya, agar pelaksanaan aplikasi E Arsip tersebut maksimal perlu dilakukan berbagai pelatihan dan pendampingan kepada petugas yang diberi kewengan dalam menjalankan aplikasi tersebut.
“Makanya diperlukan pelatihan pendampingan seperti sekarang, sehingga program aplikasi ini bisa berjalan dengan maksimal,” ulasnya.
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan RI, Andi Kasman, menjelaskan program E Arsip telah dimulai sejak 2009. Program tersebut dimasukkan dalam Perpres No 2 tahun 2012 dan menjadi program nasional.
Disebutkannya, ada dua jenis E Arsip yakni SIKD dinamis khusu untuk seluruh OPD dan perguruan tinggi termasuk di jajaran kementerian pusat. Sedangkan SIKD statis hanya ada di lembaga kearsipan.
“E Arsip statis sudah berjalan dan kami dituntut oleh Presiden harus menyelesaikan penyusunannya 50 persen dari yang ditargetkan di seluruh stokeholder pemerintahan. Insya Allah akhir tahun ini bisa selesai,” sebut Andi.
Menurutnya, program aplikasi E Arsip di indonesia sudah berjalan dengan baik tapi pelaksanaannya harus ditingkatkan lagi. Meski begitu yang menjadi persoalan masih terbatasnya SDM arsiparis. Tenaga yang dibutuhkan untuk pengelolaan arsip sebanyak 143 ribu, sedangkan yang tersedia baru 4,5 ribu. Selaras dengan kebijakan pemerintahaan hari ini, memprioritaskan pengembangan kualitas SDM ke depannya.
Sebagai salah satu solusi untuk kekurangan tenaga arsiparis tersebut, di 2018 telah dibuka rekrutmen untuk lembaga kearispan. Bahkan pada 2 Oktober kemarin telah dilakukan penyusunan secara nassional formasi arsiparis oleh pusat dan pemda. Ini telah berjalan dan mudah-mudahan 1 november bisa dilaunching berapa besar yang dibutuhkan berdasar analiasa kebutuhan.
Sementara, Plt, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Sumbar, Alfiandri, menambahkan penerapan E-Arsip sangat penting dan strategis dalam mengelola arsip dinamis maupun arsip statis di Pemerintah Provinsi Sumbar. Hal ini sebagai upaya menciptakan tata kelola pemerintahan yang khususnya di bidang kearsipan.
“Kepala OPD kami harapkan mendukung pelaksanaan E Arsip ini, untuk untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, khususnya arsip dinamis. Sehingga memudahkan tugas pokok dan fungsi masing-masing Kepala OPD dalam pencipataan arsip, pemeliharaan, pemantapan hingga penyusunan,” pungkasnya. (107)
