Oleh : Yesi Sumarni
Public relation dalam buku frank Jefkins diartikan sebagai individu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana baik ke dalam maupun ke luar antara satu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. Dari pengertian itu dapat dilihat bahwa praktisi public relation harus memiliki komunikasi yang terencana dalam menyampaikan sesuatu kepada publik guna membangun reputasi. Disini dapat dipahami bahwa praktisi Public Relation itu bertanggungjawab dalam mempersiapkan segala sesuatu dengan strategi yang tepat seperti memahami lingkungan yang akan dipahami dan juga pemilihan serta pemanfaatan media sebagai saluran kepada public sangat besar pengaruhnya diera digital saat ini.
Memahami public dan memanfaatkan media dari bagian strategi seorang Public relation tentu didasari dengan menjaga hubungan baik itu kedalam maupun keluar, dalam menjaga hubungan baik ke dalam seorang PR bertanggungjawab sebagai jembatan antara sesame karyawana dan juga atasan ke karyawan. Akan tetapi, dalam menjaga hubungan keluar (Eksternal) ini cakupannya sangat luas karena akan berhubungan dengan public (Khalayak/masyarakat), disinilah sangat diperlukan peran media dalam menjangkau seluruh public agar segala sesuatu tetap berjalan dengan seharusnya.
Menjaga hubungan baik dengan media termasuk pada fungsi PR yaitu manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public, dalam hal ini tentu seorang praktisi public Relation membutuhkan strategi yang tepat dan terencana.
Ada beberapa strategi yang bisa dimanfaatkan praktisi Public Relation dalam menjaga hubungan baik dengan media yaitu pertama Media Visit dilakukan dengan cara berkunjung ke kantor-kantor media untuk membicarakan atau sekedar diskusi santai mengenai apa saja kebijakan-kebijakan atau mungkin fokus isu instansi yang dikelola saat ini, hal ini justru lebih memberikan kesan yang positif dan dekat antara public relation dengan media itu sendiri. Kedua bisa dengan menggunakan strategi media Gathering yaitu dengan mengundang media (Jurnalist) ke kantor atau diluar kantor seperti tempat ngopi dan makan siang untuk menyampaikan kebijakan-kebijakan instansi yang harus disampaikan serta dijelaskan kepada mereka, selain itu juga bisa digunakan untuk sarana bertukar pikiran dan informasi. Ketiga Press Tour disini sebagai seorang Praktisi Public Relation harus menggunakan metode mengajak dan melibatkan secara langsung media ke sebuah daerah yang akan atau mungkin sedang dijadikan target perencanaan sebuah instansi tersebut, ini akan bernilai lebih positif dimana media akan merasa lebih dihargai sebagai media partner dan juga rekan media bisa mendapatkan informasi dari sumbernya langsung (Pengamatan langsung dilapangan). Keempat usahakan antara pihak instansi (PR instansi) memiliki grup diskusi khusus dengan memanfaatkan misalnya whatsapp grup, memang terlihat cukup sederhana, akan tetapi ini menjadi hal yang sangat penting dan memberikan dampak cukup signifikan. Grup percakapan bisa digunakan untuk memberikan informasi baik itu sekedar perkembangan institusi maupun isu akan atau sedang berkembang di tengah public sehingga bisa diskusi secara langsung untuk menetapkan perencanaan terhadap pengelolaan isu dengan pihak media (jurnalist). Kelima menjaga hubungan baik dengan media tidak selalu berkaitan dengan pembahasan pekerjaan saja tapi juga bisa dengan merancang beberapa kegiatan hiburan maupun edukasi yang saling memberikan keuntungan satu sama lain misalnya kegiatan apresiasi atau pekan apresiasi mitra. Ketika kegiatan dilakukan bukan hanya berfokus antara Instansi maupun media tapi juga menarik perhatian public.
Sebagai seorang praktisi Public Relation, selain menetapkan strategi yang tepat untuk menjaga hubungan baik antara instansi dengan media, PR itu sendiri juga harus memperhatikan kualitas dirinya terlebih dahulu seperti seorang PR harus memiliki kemampuan dalam memahami dan melayani media termasuk media apa saja yang layak menjadi mitra dari instansi tersebut. Selanjutnya, seorang praktisi Public Relation harus bisa membangun reputasi dirinya sebagai orang yang dapat dipercaya terutama dalam kemampuan karena dalam meraih kepercayaan public maupun media seorang PR harus memiliki yang namanya kredibilitas. Kemudian , Public Relation harus bisa menyajikan materi yang sejalan dan kompak satu sama lain dalam artian disini seorang praktisi Public Relation harus bisa bekerjasama dengan baik. Lalu, dalam mendiskusikan dan menyajikan sebuah materi praktisi Public Relation harus memiliki kemampuan analisa dan kepekaan terhadap isu yang sedang berkembang dengan baik dengan cara paham teknologi dan perkembangannya. Selanjutnya, ada hal yang menjadi poin utama untuk membangun kredibiltas bagi seorang PR yaitu terbuka dan jujur yang bermakna setiap informasi yang disampaikan oleh seorang PR harus secara fakta dan data baik itu kepada relasi maupun public. Terakhir, seorang PR harus memiliki jaringan dan relasi yang luas, bukan hanya tentang relasi perusahaan akan tetapi relasi dari pribadi PR itu sendiri karena ini mencerminkan seseorang yang memiliki kredibilitas positif.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa strategi yang harus diterapkan oleh praktisi public relation dalam menjaga hubungan baik dengan media itu bukan hanya pada bagaimana seorang Public Relation mengelola dan menjadi manajemen yang baik antara instansi dan media. Akan tetapi, strategi yang tepat itu dimulai dari membangun kredibilitas diri sendiri sebagai orang yang layak disebut Praktisi Public Relation yaitu dengan terus mengasah dan memperluas relasi. (Penulis adalah Mahasiswa Magister Ilmu Komunikasi Universitas Andalas)
